Program dla biura genealogicznego powinien robić trzy rzeczy: czytać i tłumaczyć akta w tempie, które pokrywa twoje zlecenia, trzymać źródło przy każdej osobie oraz wypuszczać raport, który możesz oddać klientowi pod własnym logo. Jeśli któregoś z tych elementów brakuje, koszt wraca w postaci godzin pracy i faktur od tłumaczy. Poniżej kryteria, według których warto porównać narzędzia, i miejsce, w którym wygrywa Zapomniana.
Chcesz sprawdzić jakość odczytu na własnym skanie? Wgraj akt do demo i porównaj wynik z oryginałem.
Czym biuro różni się od hobbysty
Hobbysta czyta kilkadziesiąt aktów przez rok. Biuro dostaje zlecenie na kilka linii rodzinnych, ma termin i musi odpowiadać za wynik. Dlatego liczą się inne rzeczy niż ładne drzewo: liczba aktów w miesiącu, odczyt wsadowy, wiele drzew równolegle, praca zespołowa i dokument, który klient dostaje na końcu.
Siedem kryteriów wyboru programu
| Kryterium | Po co ci ono | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Odczyt pisma odręcznego | akt to największy koszt zlecenia | czy narzędzie czyta łacinę, rosyjski i niemiecki gotyk, i czy oznacza niepewne miejsca |
| Odczyt wsadowy | zlecenie to dziesiątki skanów naraz | ile skanów w jednej paczce |
| Limit aktów w miesiącu | koszt na akt zależy od wykorzystania limitu | czy limit pokrywa twój typowy miesiąc |
| Źródło przy osobie | klient i archiwa pytają o podstawę | archiwum, rok, numer aktu przy każdej osobie |
| Warianty nazwisk | jedno nazwisko w pięciu pisowniach | czy warianty łączą się w jedną osobę |
| Raport dla klienta | to jest to, co sprzedajesz | PDF z własnym logo, bez znaków obcego serwisu |
| Zespół i dane klientów | kilku genealogów, wrażliwe dane | role, logowanie SSO, umowa powierzenia przetwarzania |
Ile kosztuje czytanie aktów bez programu
Przy tłumaczu płacisz za stronę, a linia rodzinna to kilkadziesiąt aktów. Przy zleceniach na kilka linii w miesiącu rachunek rośnie szybciej niż marża. Konkretne stawki tłumaczy różnią się, więc proś o wycenę pisemną, a porównanie rachunku znajdziesz w tekście o cenie tłumaczenia aktów metrykalnych. Program z limitem miesięcznym zamienia zmienny koszt na stały, co ułatwia wycenę zlecenia dla klienta. Tłumacz przysięgły zostaje tylko tam, gdzie urząd wymaga dokumentu urzędowego.
Gdzie Zapomniana pasuje do biura
Plany Genealog i Biuro przewidują odczyt wsadowy, drzewa bez limitu, raport PDF z własnym logo, a plan Biuro także role, SSO i umowę powierzenia. Zapomniana nie zastępuje kwerendy w archiwach ani opinii doświadczonego badacza. Przejmuje tę część, która zjada najwięcej godzin: czytanie i tłumaczenie skanów. Układ stron i funkcji dla zawodowców opisuje strona dla genealogów, a plany porównasz w cenniku.
Jak wdrożyć program w biurze w jeden tydzień
- Weź jedno zakończone zlecenie i wgraj jego skany do Zapomnianej.
- Porównaj transkrypcje z tym, co wcześniej oddał tłumacz, i policz różnicę czasu.
- Ustal, które języki czyta narzędzie wiarygodnie: łacina, rosyjski, niemiecki.
- Wygeneruj raport z własnym logo i pokaż go jednemu stałemu klientowi.
- Dobierz plan do liczby aktów z ostatnich trzech miesięcy.
Rozliczanie zleceń z klientami
Jeśli prowadzisz biuro jako firmę, wygodnie jest wystawiać faktury z poziomu osobnego programu do fakturowania. Dobrym punktem wyjścia jest program do fakturowania z KSeF dla firm, który przejmie rozliczenia, gdy odczyt i raport masz już za sobą.
Podsumowanie wyboru
Wybierz program, który skraca najdroższy etap zlecenia i daje klientowi dokument z twoim logo. Jeśli pracujesz na polskich archiwaliach, odczyt łaciny, rosyjskiego i niemieckiego w jednym narzędziu jest ważniejszy niż duże zbiory cudzych rekordów.